Curiosidade: Significado da palavra "RISCOS"

A palavra riscos deriva do italiano antigo "resicare" que significa ousar. Neste sentido, risco é uma opção e não um destino. Correr riscos faz parte da história antiga (Bernstein, 1997).

Riscos na implantação de sistemas ERP

Para obter os benefícios esperados e alcançar os resultados satisfatorios na implantação de sistemas ERP é necessário analisar os riscos de um projeto desta natureza, pois existe uma alta taxa de falha.
Principais problemas encontrados :
Problemas culturais 29%,Remodelagem dos processos 26%,Padronização e obtenção de dados 19%,Treinamento e comunicação 17%
Estes fatores dificultam a implantação de um ERP podem ser evitados ou ter seus impactos minimizados através de um efetivo levantamento dos riscos inerentes a esse tipo de projeto.

A URL abaixo é de uma dissertação de mestrado da PUC/RJ que trata este assunto, inclusive
demonstrando comparações entre várias metodologias de gerenciamento de riscos.
Interessante que um dos co-orietadores é o Professor Blaschek, vale conferir.
http://www.maxwell.lambda.ele.puc-rio.br/cgi-bin/db2www/PRG_0991.D2W/SHOW?Cont=10093:en&Mat=&Sys=&Nr=&Fun=&CdLinPrg=en

"O Grupo Autarquia" disponibiliza sua apresentação na íntegra.

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Mitigar

Quando o assunto em questão é a Gerência de Riscos, essa palavra quase sempre nos vem à língua, mas será que ela nãoé mais uma daquelas palavrinhas aportuguesadas oriundas do inglês, como: "bootar", "startar" etc..?

A palavra "mitigar" consta no Dicionário Aurélio e significa: v.t.d. 1. Abrandar, amansar. 2. Suavizar, aliviar. 3. Atenuar. P. 4. Suavizar-se.

Desta forma podemos ficar mais à vontade quando estivermos conversando sobre os riscos dos nossos projetos com a equipe ou em qualquer outra situação.

Ferramentas e técnicas usadas na gerência de riscos (PMBOK) - Parte 2

Nesta segunda postagem sobre ferramentas e técnicas na gestão de riscos, trataremos dos processos Planejamento de respostas a riscos e Monitoramento e controle de riscos, além de algumas outras técnicas relacionadas à Análise quantitativa.

Análise quantitativa

1. Técnicas de representação e coleta de dados. Já foram vistas na postagem anterior sobre o assunto.
   
2. Análise quantitativa de riscos e técnicas de modelagem

• Análise de Sensibilidade - Ajuda a identificar quais riscos representam maior impacto potencial ao projeto.
• Análise do valor monetário esperado (VME) - Calcula o resultado médio quando o futuro inclui cenários que podem ou não ocorrer. O VME é calculado multiplicando o valor de cada resultado possível por sua probabilidade de ocorrência.
• Análise da árvore de decisão - Geralmente através de um diagrama de árvore de decisão, incorpora o custo de cada escolha possível, as probabilidades de cada cenário possível e o retorno de cada caminho lógico alternativo.
• Modelagem e simulação - São normalmente realizadas usando a técnica de Monte Carlo. Em uma simulação, o modelo do projeto é calculado várias vezes, sendo os valores das entradas randomizados a partir de funções de distribuição de probabilidades, escolhidas a partir das distribuições de probabilidades de cada variável (para maiores informações, consultar o PMBOK em sua 3ª edição).

Planejamento de respostas a riscos

1. Estratégias para riscos negativos ou ameaças - Existem três estratégias, basicamente: prevenir (mudanças visando eliminar a ameaça apresentada por um risco adverso), transferir (passagem do impacto negativo de uma ameaça para terceiros, juntamente com a propriedade da resposta) e mitigar (redução da probabilidade e/ou impacto de um evento de risco adverso até um limite aceitável).
2. Estratégias para riscos positivos ou oportunidades (riscos que possuem impactos potencialmente positivos nos objetivos do projeto) - São sugeridas três: explorar (eliminar a incerteza associada ao risco positivo fazendo com que a oportunidade ocorra), compartilhar (atribuição da propriedade a terceiros que possam melhor converter a oportunidade em benefício do projeto) ou melhorar (visa aumentar a probabilidade e/ou impactos positivos e identificar e maximizar os acionadores desses riscos de impacto positivo).
3. Estratégia para ameaças e oportunidades – A estratégia é a aceitação, ativa ou passiva, a qual indica que a equipe do projeto decidiu não mudar o plano de gerenciamento do projeto para tratar o risco ou que não consegue identificar uma outra estratégia de resposta adequada.
4. Estratégia para respostas contingenciadas - Para alguns riscos, é interessante que a equipe faça um plano de respostas que será executado apenas se determinados eventos pré-definidos ocorrerem.
   

Monitoramento e controle dos riscos

1. Reavaliação de riscos - Compreende a identificação de novos riscos e a reavaliação de riscos, usando-se dos processos de gerenciamento de riscos. As reavaliações devem ser agendadas regularmente durante o projeto.
2. Auditorias de riscos - Examinam e documentam a eficácia das respostas a riscos no tratamento dos riscos identificados e do processo de gerenciamento de riscos.
3. Análise das tendências e da variação - Revisão das tendências e da variação da execução do projeto visando monitorar o desempenho geral do projeto, e gerar dados necessários para prever possíveis desvios do projeto.
4. Medição de desempenho técnico - Compara as realizações técnicas durante a execução do projeto com o cronograma do plano de gerenciamento do projeto de realizações técnicas, podendo ajudar a prever o grau de sucesso da realização do escopo do projeto.
5. Análise das reservas - Compara a quantidade restante das reservas para contingências com a quantidade restante de risco em qualquer momento do projeto, para checar se a reserva restante é adequada.
6. Reuniões de andamento - Inclusão do gerenciamento de riscos do projeto na pauta das reuniões periódicas de andamento, visando facilitar e aumentar a exatidão do entendimento dos riscos, especialmente ameaças.

Saídas usadas na Gerência de Riscos (PMBOK)

Texto resumido do Guia de Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos Terceira Edição (Guia PMBOK)


Planejamento de riscos

Saídas
1 - Plano de Gerenciamento de Riscos
Descreve como o plano esá estruturasdo e executado no projeto
Incluem: Metodologia, Funções e Responsabilidades, Orçamentação, Tempos, Categorias de Risco, Definições de Probabilidade e Impacto a riscos, Matriz de Probabilidade e Impacto, Revisão de Tolerâncias das partes interessadas, Formatos de Relatório, Acompanhamento.


Identificação de riscos

Saídas
1 - Registro de Riscos
Um componente do plano de gerenciamento do projeto, contém basicamente os resultados de outros processos de gerenciamento de riscos. Faz parte: Lista de riscos identificados, Lista de Respostas possíveis, Causas-raiz do risco, categorias de risco atualizadas.


Análise qualitativa de riscos

Saídas

1 - Registro de Riscos (Atualizações)
Classificação Relativa ou lista de prioridades dos riscos, Riscos agrupados por categorias, Lista de Riscos que exigem respostas a curto prazo, Lista de riscos para análise e respostas adicionais, Lista de Observações de risco de baixa prioridade, Tendências dos resultados da análise qualitativa de riscos

Análise quantitativa de riscos

Saídas

1 - Registro de Riscos (Atualizações)
Análise Probabilística do Projeto, probabilidade de realizaç


Planejamento de Respostas a riscos

Saídas


1 - Registro de Riscos (Atualizações)
2 - Plano de Gerenciamento do Projeto (Atualizações)
3 - Acordos Contratuais relacionados a riscos - Contrato de seguros, serviços.

Monitoramento e Controle de Riscos

Saídas

1 - Registro de Riscos (Atualizações) - Resultados das reavaliações de riscos, auditorias e revisões periódicas
2- Mudanças Solicitadas - Planos de Contigências ou de soluções alternativas
3- Ações Corretivas recomendadas
4-Ações Preventivas recomendadas- Asseguram a conformidade do projeto com o plano de gerenciamento do projeto

Entradas usadas na Gerência de Riscos (PMBOK)

Texto resumido do Guia de Conjunto de Conhecimentos em Gerenciamento de Projetos Terceira Edição (Guia PMBOK)

Planejamento de riscos

Entradas
1 - Fatores Ambientais da Empresa - Atitudes e Tolerância da Empresa em relação ao risco
2 - Ativos de Processos Organizacionais - Abordagens da Empresa em Relação ao gerenciamento de Risco
3 - Declaração de Escopo do Projeto
4 - Plano de Gerenciamento do Projeto

Identificação de riscos

Entradas
1 - Fatores Ambientais da Empresa - Informações publicadas, estudos acadêmicos, benchmarking podem ser úteis
2 - Ativos de Processos Organizacionais - Informações Pré-existente
3 - Declaração de Escopo do Projeto - Premissas do Projeto
4 - Plano de Gerenciamento de Riscos - funções e responsabilidades para o processo de identificação de riscos
5 - Plano de Gerenciamento do Projeto - entendimento do plano de gerenciamento do cronograma, de custos e de qualidade

Análise qualitativa de riscos

Entradas

1 - Ativos de Processos Organizacionais - Informações Pré-existente
2 - Declaração de Escopo do Projeto - Os Riscos do Projeto mais recorrentes tendem a ser mais bem entendidos
3 - Plano de Gerenciamento de Riscos - funções e responsabilidades para o processo de identificação de riscos
4 - Registro de Riscos - Lista de Riscos Identificados

Análise quantitativa de riscos

Entradas

1 - Ativos de Processos Organizacionais - Informações Pré-existente, estudo de projetos anteriores, feitos por especialista em riscos e banco de dados de risco
2 - Declaração de Escopo do Projeto - Os Riscos do Projeto mais recorrentes tendem a ser mais bem entendidos
3 - Plano de Gerenciamento de Riscos - funções e responsabilidades para o processo de identificação de riscos
4 - Registro de Riscos - Lista de Riscos Identificados, classificação relativa, ou lista de prioridades de risco
5 - Plano de Gerenciamento do Projeto
Plano de Gerenciamento do Cronograma
Plano de Gerenciamento de Custos do Projeto


Planejamento de Respostas a riscos

Entradas

1 - Plano de Gerenciamento de Risco - Funções e responsabilidades, limite de riscos para riscos baixos, moderados e altos
2 - Registro de Riscos - Feito durante todas as fases e atualizado no planejamento de Respostas a Riscos

Ferramentas e técnicas usadas na Gerência de riscos (PMBOK) - Parte 1

Nesta primeira parte, abordaremos as ferramentas e técnicas dos processos Planejamento de riscos, Identificação dos riscos, Análise qualitativa e Análise quantitativa. Na segunda parte do texto, trataremos dos processos Planejamento de respostas a riscos e Monitoramento e controle de riscos, além de algumas outras técnicas relacionadas à Análise quantitativa.

Planejamento de riscos

1. Análise e reuniões de planejamento - Reuniões que visam o desenvolvimento do plano de gerência de riscos. Nelas são definidos os planos básicos para executar as atividades de gerenciamento de riscos.

Identificação dos riscos

1. Técnicas de coleta de informações
• Brainstorming, entrevistas;
• Técnica Delphi - Trata-se de um método que permite descobrir as opiniões de especialistas em risco de projeto, que participam anonimamente, através da realização de vários questionários. A técnica ajuda a reduzir a parcialidade nos dados e evita possíveis influências indevidas no resultado;
• Identificação da causa-raiz – É uma investigação das causas essenciais dos riscos do projeto. Ela permite o agrupamento dos riscos por causas;
• Análise dos pontos fortes e fracos, oportunidades e ameaças (SWOT) – A partir do exame das perspectivas da análise das forças (Strengths), fraquezas (Weaknesses), oportunidades (Opportunities) e ameaças (Threats), visa aumentar a amplitude dos riscos.
2. Análise da lista de verificação - Desenvolvidas com base nas informações históricas e no conhecimento acumulados de projetos anteriores e de outras fontes de informação.
3. Análise de premissas - Explora a validade das premissas, identificando riscos causados pelo caráter inexato, inconsistente ou incompleto das premissas.
4. Técnicas com diagrama - Uso de Diagramas de causa e efeito, diagramas do sistema ou fluxogramas e diagramas de influência (mais informações no PMBOK).

Análise qualitativa

1. Avaliação de probabilidade e impacto de riscos - Investiga a probabilidade de cada risco ocorrer e o seu efeito sobre um objetivo do projeto, como tempo, custo, escopo ou qualidade, incluindo os efeitos negativos das ameaças e os positivos das oportunidades.
2. Matriz de probabilidade e impacto - Especifica as combinações de probabilidade e impacto que levam à classificação dos riscos como de prioridade baixa, moderada ou alta.
3. Avaliação da qualidade dos dados sobre riscos - Avalia o grau de utilidade dos dados sobre riscos para o gerenciamento de riscos. Envolve examinar até que ponto o risco é entendido, a exatidão, qualidade, confiabilidade e integridade dos dados sobre riscos.
4. Categorização de riscos - Categorização por fontes de risco, pela área afetada, por causas-raiz ou por outra categoria útil.
5. Avaliação da urgência do risco - Avaliação de riscos emergenciais, que exigem respostas a curto prazo.

Análise quantitativa

1. Técnicas de representação e coleta de dados
• Entrevistas, visando quantificar a probabilidade e o impacto dos riscos.
• Distribuições de probabilidades, que representam a probabilidade e as conseqüências do componente do projeto (durações de atividades do cronograma, custos dos componentes do projeto, etc.)
• Opinião especializada, em que especialistas validam os dados e as técnicas usadas.
2. Análise quantitativa de riscos e técnicas de modelagem

Fluxograma de processo do gerenciamento de riscos (PMBOK)

É mostrado abaixo o fluxo de processos de gerenciamento de riscos, do PMBOK, mostrando as entradas necessárias por cada processo e as saídas geradas por eles, além de outros processos relacionados (de outras áreas de conhecimento).

Plano de Risco - Não Cumprimento dos Prazos

Plano de Risco - Rotatividade de Equipe

Plano de Risco - Resistência a mudanças

Lista de Riscos - Sistema de Alocação de Docentes

Estudo de Caso - Sistema de Alocação de Docentes

Finalidade

Desenvolvimento de um sistema que visa à automação do processo de gerenciamento da alocação de docentes em disciplinas como também a distribuição das respectivas salas onde ocorrerão as aulas.

Descrição Geral

O software deverá manter e gerenciar informações referentes à alocação dos professores em suas respectivas disciplinas. Cada disciplina deverá ser lecionada em uma sala de aula, em dias e horários específicos.

Sendo assim, faz-se necessário o registro das disciplinas existentes, o registro das disciplinas que o docente está habilitado a lecionar e o cadastro das salas de aula existentes na instituição, para que o sistema possa atuar de forma eficaz no controle de choque de horários de professores e de salas de aula. Controlar choques de horários significa evitar que haja mais de uma disciplina alocada a uma mesma sala de aula, em um mesmo dia e horário, como também garantir que o mesmo professor não esteja atribuído a mais de uma disciplina no mesmo horário. Esse controle de choques de horários também deverá ser realizado pelo software.

Processos de Gerenciamento de Riscos do Projeto (PMBOK PMI)

Os principais Processos de gerenciamento de riscos do projeto, segundo o PMBOK PMI (3ª edição, 2004), são os seguintes:

Planejamento do gerenciamento de riscos – decisão de como abordar, planejar e executar as atividades de gerenciamento de riscos de um projeto.

Identificação de riscos – determinação dos riscos que podem afetar o projeto e documentação de suas características.

Análise qualitativa de riscos – priorização dos riscos para análise ou ação adicional subseqüente através de avaliação e combinação de sua probabilidade de ocorrência e impacto.
Análise quantitativa de riscos – análise numérica do efeito dos riscos identificados nos objetivos gerais do projeto.
Planejamento de respostas a riscos – desenvolvimento de opções e ações para aumentar as oportunidades e reduzir as ameaças aos objetivos do projeto.
Monitoramento e controle de riscos – acompanhamento dos riscos identificados, monitoramento dos riscos residuais, identificação dos novos riscos, execução de planos de respostas a riscos e avaliação da sua eficácia durante todo o ciclo de vida do projeto.